*Flux de travail automatisé

Qu’est ce qu’un Workflow Digital?

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Peut-être devrions nous commencer par éclairer quelques termes et concepts avant de commencer:

• Un “workflow” (flux de travail) est une séries d’étapes réalisées pour achever un objectif ou obtenir un résultat.
• Un “digital workflow” est le même processus mais qui se produit sur un ordinateur ou un device (appareil) .
• “Workflows automation” c’est lorsque cette série de processus est réalisée automatiquement en fonction de règles.

 🎓 Définition du workflow

https://www.piloter.org/process-management/workflow.htm

Nous allons nous concentrer ici sur le concept de workflows automation, car c’est là où le futur se situe. Nous y sommes déjà. Vous utilisez des automations des processus tous les jours. 

Par exemple, lorsque vous recevez des emails à la provenance douteuses, ils atterrissent directement dans le dossier SPAM, c’est une automatisation d’un processus (workflow automation). Vous n’avez donc pas à voir l’email, l’ouvrir, le supprimer, le reporter aux autorités compétentes — toutes c’est choses se réalisent en fond et automatiquement, sans cela, pouvez vous imaginer le stress à devoir gérer des milliers de spams quotidiennement? Le volume de vos emails triplerait sans aucun doute, et engendrerait une baisse significative de la qualité des courriels que vous recevez.

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Automatiser le bannissement des SPAM dans les profondeurs de votre messagerie est devenu aujourd’hui une évidence, et c’est ainsi que devrait être conçu et perçu les workflows automatisés. 

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Automatiser les processus n’est pas une nouvelle idée, et vous utilisez les Digital workflows automation bien plus régulièrement que vous ne le pensez. Lorsque l’automation des processus est appliquée et pensée correctement, cela constitue de multiples sources de valeurs ajoutées pour votre business, mais le vrai potentiel réside dans l’automation intelligente, permettant aux machines d’exécuter des processus complexe en plusieurs étapes, avec le moins d’intervention humaine possible.

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Mais avant de vous donner quelques exemples, abordons rapidement les bénéfices des workflows digitaux pour votre business.

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Avantages de l’automatisation des tâches – Workflow Automation

Une fois correctement effectuée, l’automatisation des processus de travail et des tâches présente les avantages suivants :

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Gagnez du temps. C’est le principal avantage et le plus apparent — les tâches qui nécessitaient le plus de travail manuel, mais aussi les plus petites en temps humain, sont désormais effectués instantanément. C’est comme si ce temps vous revenait, chose incroyablement rare dans les affaires comme dans la vie.

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Gagnez de l’argent. En plus d’économiser de l’argent en économisant le temps, vous économiserez aussi en ressources, sans oublier de transformer ce temps en argent!

Améliorez l’expérience client. C’est un élément déterminant de l’automation des processus – workflow automation – orientés clients. Si un nouveau client s’inscrit à vos services et doit attendre 24h pour confirmer un échange avec un commercial, puis attendre encore 48h pour recevoir les informations d’onboarding (mise en place), puis encore 24h pour obtenir un résultat ou accéder au support client, cela n’est en rien une bonne expérience d’utilisation du service pour votre client.  En revanche si tout cela s’orchestre harmonieusement grâce aux automations, vous aurez la possibilité de dépasser les attentes de vos clients tout en offrant plus de temps à vos équipes commerciales.

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Réduisez les processus répétitifs comme l’administratif ou la saisie de données. Voir supprimez les pour de bon.

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Réduisez les erreurs. La saisie manuelle de données, en particulier de grand volume, augmentera la probabilité d’erreurs comparé à une machine. Un humain a une propension plus élevé à être influencé par l’heure, la fatigue, le manque de caféine ou la mauvaise humeur, de surcroît le niveau de compétence individuel impactera la précision et la qualité du travail, tandis qu’une machine est spécialement conçue pour la constance et la régularité.

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Générez des données. L’un des avantages cachés de la digitalisation des processus et flux de travail (workflows automation) est que les données générées sont utiles dans bien des façons. Vous pouvez utiliser les données de temps, d’exécution et d’usage pour mieux affecter les ressources de vos employés. Si vous utilisez un tel système, vous pouvez envoyer les données saisies dans vos formulaires à d’autres systèmes logiciels, prêts à déclencher de nouvelles automations et processus.

Générez des KPIs et du ROI. La collecte de données signifie plus d’intelligence pour votre entreprise. Prenez des décisions plus rapides en associant données intelligentes et automatisation des flux de travail. Augmentez l’échelle de votre prise de décisions

Digital Workflows en Action

EOS by Ratel Roche – Cas d’Usage

OK, sur le papier c’est bien! La théorie derrière l’automatisation des processus de travail (workflows automation) est excellente, mais à quoi cela ressemble-t-il concrètement dans la pratique? Voici un exemple de la façon dont les workflows automatisés ont aidé EOS à réduire le temps et les coûts de production de 30 à 50%.

La proposition de valeur d’EOS à ses clients est la suivante : une agence social médias Lean qui fonctionne à un coût 60% inférieur à la concurrence. Afin de conserver ses marges tout en offrant de meilleurs services, EOS devait s’assurer que ses processus de travail était bien plus efficace que celui d’une agence digitale traditionnelle.

Say Digital a contribué à faire avancer les choses pour EOS, grâce à une touche d’automation implémentée sur un espace client digital entièrement personnalisé intégrant : Gdrive, Dropbox, NoCrm, Quickbooks et un système de ticket de support, construit avec PHP 7 et WordPress.

Complétez tout cela avec des notifications automatiques par e-mail et la possibilité pour le chef de projet de déclencher automatiquement des rapports Social Media personnalisés analysant les performances des comptes gérés pour leurs clients à l’aide des API de Facebook et Instagram. Rapport qui prenait auparavant 45min/compte/client. Time saving!

Leurs clients peuvent désormais accéder à l’équipe, à son contenu (vidéos et photos) et aux rapports de performances ROI mis à jour automatiquement, tout en bénéficiant d’une assistance plus rapide via la plate-forme web EOS.

Toutes ces opérations prenaient beaucoup de temps et coûtaient cher. Nous avons résolu leurs problématiques en proposant une digitalisant l’expérience client couplé avec un onboarding entièrement personnalisée pour leurs nouveaux clients  — un tableau de bord personnalisé (dashboard) intégrant une solution de gestion complète pour l’équipe d’EOS: automatisation des notifications et des relations clients, onboarding personnalisée, gestion des abonnements et de la facturation, gestion des rapports, suivi des indicateurs de performance, système de support par tickets clients avec délégation.

Tout cela au même endroit. Fini les tâches répétitives coûteuses. 

Workflows Automation : Flux métier, flux de travail et automatisation des processus

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Les flux de travail automatisés – workflows automation –  peuvent potentiellement affecter trois niveaux différents de processus dans l’entreprise:

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1. Stratégique – Processus spécifique à un métier, révolutionnant l’ensemble des autres processus et sous processus, affectant le coeur du business
2. Opérationnel – Comment chaque équipes et départements accomplissent leurs travails
3. Manuel – Tâches et routines quotidiennes réalisés par chaque employé d’une entreprise

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À l’heure actuelle, la majeure partie des avancés en matière d’automatisation des flux de travail – workflows automation –  s’effectue dans la domaine des processus opérationnels. Des centaines de fournisseurs de logiciels et de SaaS créent des produits pour rendre les tâches de ce niveau plus faciles et plus précises.

Notre mission chez SAY Digital, est de vous accompagner tout au long du processus de digitalisation & d’automatisation des flux de travail en choisissant la combinaison technologique la plus adaptée à vos besoins et spécificités business.  Nous concevons, architecturons et scénarisons vos workflows, et créons des tâches déclenchées automatiquement afin assister votre équipe au quotidien.

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